Сроки хранения документа — необходимая деталь при их ведении, ведь это важнейший критерий, по которому можно оценить их значимость. По этой причине сразу несколько министерств внесли необходимые правила. На этот момент стоит обратить внимание, потому что некоторые положения из приказов разных министерств противоречат друг другу, поэтому здесь нужно не ошибиться и не запутаться в нюансах. Каковы сроки хранения кадровых документов в организации в 2019 году расскажет таблица, которую можно скачать в статье.
Оглавление
Законодательная база
За разъяснениями сначала следует обратиться к закону «О бухгалтерском учёте» — с ним можно ознакомиться по этой ссылке, а после к перечню из этого приказа Министерства Культуры. Первый поясняет, что все документы бухучёта хранятся от 5 лет, но не сообщает о том, есть ли зависимость типа информации. Там же идёт указание на приказ Министерства культуры, где сроки хранения зависят от вида данных внутри документа.
Положения обоих приказов распространяются как на бумажные, так и электронные носители. Период хранения документа начинается не с того года, когда он в последний раз использовался, а со следующего.
Если в разных актах законодательства написаны различные сроки, то ориентироваться нужно на тот, что дольше, чтобы перестраховаться и избежать проблем с проверяющими органами.
Подробнее о сроках хранения для основных документов
Документы, с точки зрения, срока их хранения можно поделить на следующие группы:
- Временные, хранящиеся до 10 лет.
- Долгосрочные — от 10 лет.
- Постоянные — от 75 лет.
Бумаги, ценность которых определили для долгосрочного хранения, передаются после 2 лет содержания у владельца в специальный архив. Но перед этим они проходят экспертный анализ, цели которого таковы:
- Утверждение срока содержания.
- Сортировка документов на допустимые к уничтожению и нет.
- Определение срока хранения документов, которые могут понадобиться, но не имеют большой ценности.
- Обозначение, для какой сферы документ окажется полезен.
После экспертизы обычно подводится итог, в котором вся документация поделена на 12 разделов, где в каждом есть особые правила хранения документов. Интерес вызывают разделы 1 и 4.
Раздел 1
Он поясняет учёт кадровой документации. Хранение необходимо для оригиналов и копий, а сроки могут быть самыми разнообразными:
- 1 год
- Все графики, табеля, списки и журналы с учетом рабочего времени.
- Информация о предоставлении отпусков и их даты.
- Столько же длится хранение материалов о лицах, не принятых на работу.
- 3 года
- Сведения о правилах поведения на рабочем месте и распорядке дня.
- Все данные о деятельности каждого отдельного сотрудника, особенно о занимаемых ими должностях и стаже. Документы, созданные до 2003 для личного состава, хранятся больше — 50 лет, созданные после 2003 — 75 лет.
- 5 лет
- Отчеты и журналы о технике безопасности.
- Данные об оценках и улучшениях условий труда, медицинских осмотрах, обеспечении безопасности работников, системе управления охраной труда.
- Графики командировок.
- 50 и 75 лет
- До востребования хранятся все трудовые книжки и прочие документы сотрудников.
- Всё время
- Личные дела руководства компании.
- Коллективные договоры.
Раздел 4
Особые сроки хранения касаются и документации из бухгалтерии. Более того, здесь также важны условия сохранения, потому что большая часть бумаг переводится в хранилища:
- Учетные регистры, вся первичка, отчеты после обработки отправляются на хранение в изолированные хранилища.
- Для бланков строгой отчетности будут нужны сейфы с большей защитой — шкафы, из металла.
Ответственность за хранение несёт сотрудник, назначенный главным бухгалтером, даже если официально в компании нет такой должности. Он будет также следить за тем, чтобы изъятие и уничтожение документов происходило по всем правилам, описанным в законодательстве.
Если бухгалтерские документы, которые подлежат хранению, тем более долгому, будут утеряны, испорчены или украдены, то главный бухгалтер обязан сообщить об этом руководству, а те, в свою очередь, в полицию.
Хранение базовых документов бухгалтерского учета зависит от их вида:
- Все бланки и первичные документы – от 3 лет.
- Данные о финансовых операциях, особенно кассовая документация – 5 лет. Счета-фактуры хранятся минимум в течение 4 лет.
- При отсутствии лицевого счета все платежные ведомости хранятся 75 лет.
Изъятие или уничтожение документов допустимо только после налоговой проверки в периоде, когда у них истёк срок хранения. Решение о дальнейшей судьбе данных принимает не руководство компании, а специальная комиссия. Она и занимается размещением документов в архивах.
Особые правила
Существуют и более развёрнутые данные о хранении, которые необходимы для специфической документации:
- Все приказы, сводки, доклады, распоряжения и прочая подобная документация подразделяются на три вида:
- Связанные с основной деятельностью компании хранятся постоянно или пока необходимы, если они присланы для справки.
- О личном составе – 75 лет, но в это же время о командировках внутри страны, отпусках, дежурствах и т. д. – 5 лет.
- Столько же, то есть 5 лет, хранятся данные обо всех административно-хозяйственных распоряжениях.
- Отчеты и балансы из бухгалтерии, а также приложения и пояснительные записки к ним:
- Сдающиеся ежеквартально – 5 лет, но если нет годовых – постоянно. Столько же лет хранится переписка о балансах и отчетах, а также свидетельства о постановке на учет в налоговой.
- 12 месяцев необходимо для хранения отчетов, подающихся каждый месяц. Если нет квартальных отчетов, то они хранятся постоянно.
- Все остальные документы, в числе которых годовые отчеты, ликвидационные и прочие балансы, аналитические таблицы, отчеты о выплатах на страховые нужды – хранятся постоянно.
- Протоколы об утверждении балансов хранятся постоянно, но квартальные – всего 5 лет.
- Налоговые отчеты:
- Постоянно хранятся только годовые отчеты или квартальные, если годовых нет.
- Месячные на хранении 12 месяцев, но если нет квартальных – 5 лет.
- 5 лет также хранится основная часть всей подобной документации – отчеты о перечислении необходимых налогов, льготах, освобождениях от уплаты взносов, подтверждения зачислений налогов в бюджетные и внебюджетные фонды, а также данные о задолженностях.
- Решение о продолжительности хранения подобных документов принимает комиссия.
- Информация о сметах расходов:
- Годовые и сводные хранятся всё время.
- Квартальные – 5 лет, но если годовых нет – постоянно.
- Сведения отдела кадров особенно важны для любой организации, поэтому решение об их хранении принимает специальная комиссия. Но есть минимальные сроки годности:
- Сведения о премировании, зарплатные ведомости, данные о пособиях и выплатах налогов за сотрудников, об их общем доходе, отпусках и больничных хранятся 5 лет.
- Информация о лицевых счетах работников хранится 75 лет.
- Документы о ведении производства:
- 5 лет после истечения срока хранятся – бухгалтерский учет, данные о ревизиях, описи, инвентаризации и проверках кассы, главная книга, финансовая документация, подтверждающая какие-либо выплаты, договоры о расчетах между фирмами, переписки, сведения о хищении средств, перерасходах, недосдачах и долгах по кредитам, гарантийные письма и т. д.
- Данные о стоимости имущества компании и операциях с векселями хранятся всё время.
Последним пунктом будут книги учета. В них могут содержаться сведения о ценных бумагах, счетах и платёжных поручениях, реестр хозяйственного имущества, продажи товаров и услуг с НДС и без, доверенностях, основных средствах компании и т. д. Все подобные документы находятся на хранении минимум 5 лет с последней ревизии.
Если перечень информации будет удобнее в виде таблицы, то такую можно скачать по ссылке.
Ответственность
Правонарушение, связанное с неправильным учетом документов, является административным и рассматривается в гражданском суде. Обычно архивное законодательство опирается на:
- Правила хранения, установленные Министерством Культуры. Новее, чем от 2007, документа нет.
- Статьи 13.20 и 13.25 КоАП.
Среди основных мер наказания – предупреждения и штрафы. Последние чаще всего минимальные, если дела касается архивов государственных учреждений. К юридическим лицам правила строже – штраф составляет до 300 000 рублей.
Хранение документов — необходимая мера, чтобы у любой организации всегда был к ней доступ. Поэтому важно правильно соблюдать условия и сроки, строго следуя существующему законодательству.
Загрузка...
