Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019

Во многих организациях есть целая группа сотрудников, которая не работает в офисе, а постоянно находится в разъездах – к примеру, торговые представители, менеджеры по продажам, выездные специалисты и т. д. Их эффективность, помимо профессиональных качеств, напрямую зависит от того, насколько они мобильны. Поэтому, если у компании есть такая возможность, она выдаёт своим работникам служебный транспорт, но если нет – сотрудники используют личный. Однако, при правильном оформлении таких отношений с работодателем выгоду получат оба, поэтому об этом и о компенсации ГСМ за использование личного автомобиля в служебных целях стоит рассказать подробнее.

За что можно получить компенсацию

Компенсация за пользование личным автомобилем в служебных целях обязательно должна начисляться работодателем своему работнику согласно этой статье Трудового кодекса РФ. Но для этого между обеими сторонами должно быть заключено специальное соглашение, о котором подробнее будет рассказано далее.

А пока стоит сразу отметить, на возмещение каких расходов может претендовать владелец автомобиля:

1. Амортизация.
2. Техническое обслуживание.
3. Ремонт, в том числе и капитальный.
4. Оплата бензина, который приходится заправлять на АЗС.
5. Покупка смазочных материалов.
6. Расходы на страхование.
7. Оплата помощи третьим лицам, если владелец транспорта причинит им вред на нём. Подробнее об этом можно прочесть в 644, 646 и 648 статьях ГК РФ. Все доступны по ссылкам.

Здесь важно сказать, что компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях – это сумма, рассчитываемая из следующих данных:

1. Сколько дней отработал сотрудник.
2. Какие ежедневные расходы на содержание транспорта установлены в соглашении, если есть такой пункт. Без него цифра будет рассчитана на основе документов, подтверждающих эксплуатацию автомобиля.

Деньги выдаются за отработанный период, из которого обычно исключены:

1. Больничные при наличии больничного листа.
2. Отпуска.

Пошаговая инструкция оформления компенсации

Для того чтобы получить официальное подтверждение о том, что компенсация за использование транспорта работнику будет выплачиваться, нужно выполнить следующие условия:

1. Подать заявление, если условие использования автомобиля в служебных целях не было прописано изначально в трудовом договоре.
2. Передать документы, подтверждающие владение транспортным средством – ПТС и доверенность.
3. Договориться с работодателем. Этот этап самый сложный, потому что участие в решении всех вопросов об условиях употребления транспорта принимают обе стороны договора. Для каждого он должен оказаться максимально выгодным.
4. Заключить договор и оформить соответствующий приказ.
5. Создать акта приёма-передачи, в котором будут все данные о транспорте и отмечен факт его передачи.

Соглашение

Как было сказано ранее, для получения компенсации за использование личного имущества для служебных поездок важно заключить соглашение между работодателем и владельцем транспорта. Регламентирует этот процесс статья 642 ГК РФ, по которой основным документом в нём оформляется договор аренды автомобиля на установленное время. Это самый распространённый вариант развития событий, хотя момент использования личного автомобиля для работы можно изначально отметить в трудовом договоре. Пособия сотрудника это не лишит.

В договоре прописывается, что арендодатель временно предоставляет свой автомобиль арендатору за установленную плату, в которую не входят услуги водителя и вообще управления этим транспортом. А также туда вносится информация о:

• Длительности использования.
• Периодичности. Этот пункт важен, чтобы поездки в командировки не засчитывались.
• Обязанностях, которые работник должен будет выполнить во время использования автомобиля – должностные инструкции.
• Сумме компенсации и за что именно она будет возмещена – затраты на ремонт, заправку топлива и т. д. Также принцип её расчёта, если точная сумма не указывается, потому что такая возможность есть. Обычно это либо приравнивание ежемесячной выплаты к амортизации, либо установление расценки за 1 км служебного пробега.
• Все важные характеристики самого автомобиля – год выпуска, марка, модель, износ, рабочий объём двигателя и т. д.

На основании уже другой статьи, 188, издаётся приказ о компенсационных выплатах, где отмечается, за что именно будут выплачиваться деньги. Форма приказа произвольная, с примером можно ознакомиться по ссылке.

Получение компенсации после оформления

После того как соглашение было оформлено, по прошествии установленного в нём срока, сотрудник из персонала может рассчитывать на возмещение. Но не всё так просто. Сначала нужно будет доказать, что он действительно использовал автомобиль для выполнения служебных обязанностей. А для этого потребуется сохранить, чтобы потом передать в бухгалтерию, ряд документов:

1. Копию техпаспорта, заверенную нотариусом.
2. Любые бумаги, которые подойдут для бухгалтерского учёта, чтобы подтвердить расходы. В первую очередь, это чеки с автозаправочной станции за заправку, мойку, акты, оформляемые при ремонте, любые накладные и другие платёжные документы.
3. Путевой лист, где отмечается ежедневный маршрут, пробег и рабочее время. Это основной документ, который подтверждает, что автомобиль использовался именно для выполнения служебных обязанностей. Все данные, которые должны быть в путевом листе, отмечены здесь.

В бухгалтерском учёте расходы на компенсации за использование транспорта вносятся в счёт 73.

Далее порядок действий следующий:

1. Руководитель компании оформляет справку с количеством отработанных дней.
2. Она заверяется ответственным лицом в том подразделении, где работает сотрудник с автомобилем.
3. Расчётный бухгалтер составляет справку-расчет. Сделать это необходимо до 3 числа следующего за отчётным месяца.
4. Эта справка ежемесячно передаётся руководителю отдела, в котором работает лицо, претендующее на компенсацию. На основе этого документа тот оформляет приказ о выдаче средств.

Они будут выданы вместе с зарплатой. Если бухгалтерия будет предлагать их выдать вместе с премией, от такой возможности рекомендуется отказаться.

На какую сумму можно рассчитывать

Компенсации за использование личного автомобиля могут оказаться следующими:

• За легковые авто – по 400 рублей за каждый день работы, до 8 000 рублей каждый месяц.
• Мотоциклы – до 4 000 рублей при условии, что за каждый рабочий день выплачивается до 200 рублей.

То есть максимальное количество рабочих дней в месяц, за которые в норме можно компенсировать расходы – 20. И это не первый нюанс, который нужно учесть при расчёте возмещения. Об остальных – в следующем разделе.

Налогообложение

Это один из самых сложных вопросов, касающихся выплаты компенсации за использование автомобиля в служебных целях, и причин для этого несколько, основная из которых — путаница в видах налогов и расчётах выплаты. Поэтому каждому виду будет посвящен свой подраздел.

Для начала стоит сказать, что речь будет идти о двух разных налогах, несмотря на то, что налоговый агент один и тот же:

• Организации выплачивают налог на прибыль.
• Сотрудники — НДФЛ, а также делают страховые взносы.

Также стоит упомянуть, что вносится в расходы сразу, а что — нет:

• Если компенсация прописана в трудовом договоре, то она записывается сразу в расходы.
• Расходы, когда машины заправляются ГСМ, входят в состав компенсации и не рассчитываются отдельно.
• Компенсация за дни простоя также не включается в расходы.

Компенсация по договору аренды с неустановленной ежемесячной суммой

Это значит, что расчёты производятся ежемесячно на основе переданных в бухгалтерию документов и выбранной изначально системы вычислений. Здесь для определения необходимости налога пригодится текст закона. В Постановлении Правительства, прочесть которое можно по ссылке, описаны базовые категории средств передвижения, где налогообложение вычитается из определённой суммы на основе объёма двигателя.

Если компенсация меньше них, то с суммы не уплачиваются никакие налоги и она вся записывается в расходы, если больше — с превышения платятся обычные налоги. Так, в 2019 году ограничения получились следующие:

• 2 400 рублей при объёме двигателя до 2 тыс. кубов у легкового автомобиля.
• 3 000 рублей, если объём двигателя превышает указанный выше объём.
• 600 рублей за мотоциклы.

Грузовой транспорт не имеет таких норм, поэтому за его счёт налог на прибыль не снижается. Подробнее об этих критериях также можно прочитать в Приказе Минфина России по ссылке.

Страховые с компенсации не выплачиваются, а вот об НДФЛ стоит сказать. В соглашении помимо принципа расчета компенсации будет отмечена максимальная её сумма. Если выплата после всех расчетов окажется меньше этой границы — НДФЛ не выплачивается, если больше — оплачивается только с превышения как обычные 13% для резидентов и 30% для нерезидентов.

Компенсация по договору аренды с установленной ежемесячной суммой

Если в договоре аренды указана строгая ежемесячная выплата ниже установленной законом, то компания может снизить базу налога на прибыль за её счёт. С превышения налог необходимо заплатить. Говоря об НДФЛ — он платится только с превышения установленной в соглашении компенсации, если сотрудник доказал, что он потратил больше и ему доплачивали.

Насчёт того, выплачивается ли она за весь месяц или из неё вычитаются дни простоя, согласия даже в законодательстве нет. Но размер компенсации рекомендуется снижать на количество неиспользованных дней.

Действия ИФНС при проверках

Здесь важно сказать, что по закону, с 2017 года возмещение можно будет получить только после того, как за него окажутся выплачены налоги. Есть ещё один важный момент — при расчёте возмещение за использование транспорта необходимо установить такую сумму, чтобы налоговая не приняла эти средства за намеренное списание средств для снижения налоговой базы. Поэтому выплаты по возможности должны быть приближены к установленным законодательством суммам или иметь весомые подтверждающие такой размер возмещения документы.

ИФНС может сделать возврат компенсации из расходов в налоговую базу при проведении проверок. Причина проста – отсутствие документов, которые подтверждают все включённые в выплату расходы, то есть чеков за ГСМ, паспорта транспортного средства и т. д.

Оспорить это решение налоговой службы можно только в суде. А также сложности возникают, если сотрудник пользуется автомобилем по доверенности. Поэтому со стороны компании можно:

• Взимать налог на доходы физлиц и процент на страховые взносы со всей компенсации.
• Не делать этого и попробовать отстоять позицию в суде.

Выплату возмещения за использование персонального автомобиля в служебных целях оформить не так легко, но всегда допустимо — этот способ работает. Особое внимание нужно будет уделить сбору документов и их оформлению, потому что их неправильный подбор, неточные формулировки и ошибки в расчётах навредят как владельцу авто, так и его работодателю при расчёте налоговых выплат.