Основной документ, сопровождающий граждан в рабочих поездках и подтверждающий их статус — это командировочное удостоверение. Заполняется оно по установленной форме и представляет особую важность как для руководителя компании, так и для бухгалтера, а также самого работника, на имя которого выдаётся. Узнать о нём больше и скачать бланк командировочного удостоверения в 2019 году можно в этой статье.
Оглавление
Командировочное удостоверение
Такой документ предлагается заполнить всем сотрудникам организаций и фирм, которые отправляются в рабочие поездки. В нём отмечаются:
- Свидетельство того, что поездка служебная.
- Прибытие к месту командирования и отбытие.
По закону, заполнять его необязательно, но рекомендуется. Ведь с помощью такой формы можно списать командировочные и суточные, чтобы уменьшить сумму налога. Учитывая нынешнее состояние налоговой системы, не стоит пренебрегать любыми законными способами снизить налоговую базу.
Форма командировочного удостоверения и её заполнение
Первый документ, издаваемый при необходимости командировки — это приказ о ней с подписью руководителя компании. Только на его основе специалист сможет начать заполнять удостоверение. Таким может оказаться:
- Бухгалтер.
- Кадровик.
- Любой другой уполномоченный в штате предприятия.
Командировочное удостоверение заполняется по унифицированной форме Т 10. Распечатывают её с обеих сторон листа:
- Одна сторона — титульный лист с основными сведениями об организации и командированном лице.
- Обратная — необходима, чтобы заполнить данные о той компании или организациях, куда направляется сотрудник.
Скачать бесплатно пустую форму Т-10 для Word, чтобы использовать как образец, можно по этой ссылке. Рекомендуется загрузить его на этом этапе, чтобы дальше осваивать алгоритм на примере. Скачивая форму из других источников важно убедиться, что она актуальна.
Первая часть
Сначала в удостоверяющей форме Т10 заполняется титульный лист, что можно сделать прямо в ворд, на котором обязательно нужно отразить:
- Полное наименование фирмы работодателя. Важно отметить статус — ИП, ООО и т. п.
- Напротив отмечается ОКПО, который берётся из данных о регистрации юридического лица.
- Ниже вписывается дата заполнения формы, порядковый номер согласно внутреннему учёту. Обычно для командировочных удостоверений ведётся свой регистрационный журнал.
Вторая часть
После отметки о работодателе в форму Т10 необходимо внести и сведения о командированном сотруднике — также на титульном листе:
- Полное имя.
- Номер табеля.
- В каком отделении и на какой должности трудится.
- Страна и населённый пункт отправления.
- Название организации, с которой будет работать командированный.
- Цель поездки.
- Продолжительность в календарных днях — строго копируется из приказа.
- Название удостоверения личности, его серия и номер.
Руководитель компании или уполномоченный сотрудник заверяют все данные в форме Т десятая своей подписью после проверки. Если при заполнении допущена ошибка — всё необходимо переписать заново.
Третья часть
В последнюю очередь заполняется оборотная сторона унифицированной формы Т 10. Она будет содержать все сведения о компаниях, в которых побывал работник.
Левый верхний угол будет содержать информацию о прибывшем:
- Название компании, которая его отправила.
- День, когда он уехал.
- Подпись ответственного с обязательной расшифровкой.
- Печать с оттиском компании.
На всех предприятиях, где побывает командированный, он должен будет предъявить удостоверение. От каждой из посещённых компаний потребуется отметить в бланке:
- Название места работы.
- Даты начала и конца поездки.
- Подпись ответственного лица.
- Заверить всё это печатью.
Посмотреть заполненный образец формы можно, скачав его бесплатно по этой ссылке (формат Word). Для удобства использования шаблона его можно распечатать.
Действия после возвращения
Как только сотрудник приходит обратно на рабочее место, он должен передать бланк уполномоченному лицу, которое проставит дату прибытия и заверит своей подписью и печатью.
После, вместе с пакетом сопутствующих документов, бланк отправляется бухгалтеру. Подробнее о необходимых бумагах, которые нужно распечатать, будет рассказано далее, но базовый пакет включает в себя:
- Приказ об отправлении лица в командировку.
- Квитанции и прочие платёжные документы для аргументирования затрат.
Бухгалтер на основе этих данных посчитает расходы, на которые потом сможет уменьшить налоговую базу. Если у командированного осталась часть выданных ему денег, то они будут возвращены в кассу. Когда средств затрачивается больше, компания обязана возместить сверх затраты.
Сопутствующие документы
К командировочным удостоверениям обычно прилагается:
- Служебное задание — составляется при необходимости, необязательно. Но оформлять его полезно, чтобы сотрудник понимал свои задачи в поездке.
- Отчёт — если служебного задания нет, обычно от работника требуется отчёт. Это сложнее, чем действовать с прописанной целью, потому что записи о проделанной работе должны быть максимально подробными.
- Авансовый отчёт — форма для него по ссылке. Здесь командированный отмечает свои расходы после приезда. Каждая трата должна быть подкреплена чеками и платежками.
- Договоры найма, квитанции — когда в поездке снималось жильё или номер в гостинице.
- Билеты, полисы страхования, посадочные талоны — для подтверждения использования транспорта.
- Любые другие документы, сертификаты или свидетельства, которые подтвердят, что поездка была и прошла по правилам.
Командировочное удостоверение — полезный и нужный документ, необходимый и работнику, которого отправляют в рабочую поездку, и его работодателю, чтобы в первую очередь правильно рассчитать налоги. Поэтому оформлением таких форм лучше не пренебрегать, тем более что это не займёт много времени, а все бланки доступны по ссылкам в этой статье.
Загрузка...
