Заявление о смене реквизитов — это документ, который оформляется в том случае, если у юридического лица изменяется название, адреса, банковские реквизиты, руководитель и т. д. Все эти ситуации называются сменой реквизитов, о чём нужно уведомлять всех заинтересованных лиц. В первую очередь, партнёров по бизнесу. В материале ниже можно подробнее узнать о назначении этого заявления, а также о том, как составляется уведомление о смене юридического адреса.
Оглавление
Получатели и отправители письма о смене реквизитов
С отправителем уведомления о смене юридического адреса всё понятно — это компания, которая сменила какие-либо реквизиты. А вот заинтересованными в этой информации могут оказаться:
- ИФНС, который уведомляется автоматически. Поэтому об уплате налогов в ФНС можно не беспокоиться после окончательной регистрации изменений в ЕГРЮЛ.
- Госкомстат.
- Пенсионный фонд России.
- Обслуживающий юр лицо банк. Если финансово-кредитная организация обнаружит, что клиент не находится по тому адресу, который имеется у них, то они по закону имеют право приостановить работу с ним. Поэтому уведомлению банков об изменении реквизитов тоже стоит уделить внимание, так как сообщения из налоговой они не получат.
- Компании, с которыми ведётся бизнес.
Уведомление первых трёх структур добровольное, и потребует не письма, а целого пакета документов — состав во всех трёх случаях разный, как и принцип оформления. А вот оповещение деловых партнёров обязательно, ведь государственные структуры этого точно делать не будут — уведомление здесь не входит в их обязанности.
Правила оформления
Несмотря на то что форма письма свободная и не имеет собственного бланка, есть несколько моментов, которые необходимо учитывать при его составлении:
- Части в образцах уведомления об изменении юридического адреса всегда две. В первой пишутся данные о получателе и отправителе, во второй — описание ситуации со сменой юридического адреса и просьбы, связанные с этим событием.
- Важно учесть стиль написания, потому что он должен быть деловым, но вежливым. При проверке перед отправкой обязательно проверяются грамматические, орфографические и пунктуационные ошибки.
- Разрешается написать письмо на компьютере или от руки, главное, чтобы почерк был разборчивым. Подпись ставится только вручную.
- В печатях с 2016 года нет необходимости.
- Можно использовать как обычный лист А4, так и фирменный бланк компании.
- Послать заявление нужно как можно раньше.
Экземпляров этого уведомления из области деловой корреспонденции может быть столько, сколько потребуется. Каждое отправление регистрируется в журнале исходящей регистрации.
Принцип заполнения уведомления
Документ по правилам деловой переписки будет состоять из двух частей — шапки и тела. В первой должны оказаться следующие данные:
- Отправитель — название организации, адрес и телефон. Записывается в верхнем левом углу.
- Получатель — название компании, а также конкретное лицо с полным именем и должностью. Это отмечается в правом верхнем углу.
- Слева, под данными отправителя, пишется дата составления и номер документа во внутреннем документообороте.
Остаётся только написать название документа посередине — «Письмо о смене реквизитов». После можно переходить к заполнению тела, то есть информационного раздела:
- Сначала пишется о смене юридического адреса или других данных — уточняется, когда это произошло и какие именно данные претерпели изменения.
- Вторым шагом нужно попросить получателя использовать новые реквизиты в будущих документах, а также уже составленных, но после даты изменений. Их придётся переписать.
- Обязательно нужно указать новые точные реквизиты или юридический адрес.
Подпись письма сопровождается расшифровкой фамилии и указанием должности отправителя.
Сначала рекомендуется составить заявление на черновике, а уже потом переписывать его как официальный документ. Это поможет исключить ошибки, а также оценить информативность и стиль.
Образец письма контрагентам о смене юридического адреса можно скачать по ссылке. Так как документ этого типа — явление нередкое, можно заранее составить его бланк и использовать каждый раз как образец письма об изменении юридического адреса.
Отправление заявления о смене юридического адреса
Несмотря на то что существует несколько способов передачи, рекомендуется всё же уведомить контрагента лично или с помощью доверенного лица. Так, вероятность того, что документ точно попадёт в руки нужного лица, возрастает.
Можно также совмещать разные способы подачи, к примеру, отправить документ по электронной почте и одновременно заказным письмом через Почту России. Тогда получателю будет сложнее не получить заявление, а у отправителя будет несколько доказательств того, что уведомление всё же было отослано и, что самое главное, вовремя.
Письмо о смене юридического адреса ООО, используя образец, составить несложно. Как это чаще всего и бывает, документы, активно участвующие в документообороте между юридическими лицами, либо имеют простые бланки заполнения, либо вовсе составляются в свободной форме. Так что с составлением и отправлением уведомления о смене реквизитов проблем точно не должно возникнуть, особенно после прочтения этой статьи и небольшой практики.