Авансовый расчёт – это особый бухгалтерский документ, который оформляется при передаче работнику организации средств из бюджета юридического лица на расходы, связанные с деятельностью сотрудника. Если говорить проще, то это деньги, которые выдаются чаще всего на командировки и хозяйственно-бытовые нужды, вроде покупки канцтоваров и мебели. Авансовый отчёт чаще всего заполняется по специальной форме, о которой подробнее рассказывается далее. Здесь же бланк авансового отчёта 2019 можно скачать бесплатно.
Назначение
Чтобы выдать деньги сотруднику на какие-либо нужды, сначала издаётся распоряжение или приказ от руководителя организации. В нём должна содержаться вся подробная информация о цели выдачи средств, а также точная сумма, которую работник получает.
На основе этого официального документа бухгалтер выдаёт деньги. И уже после произведения расходов оформляется авансовый отчёт, который потребуется при следующих процедурах:
- Возвращение в кассу остатка.
- Получение дополнительных сумм при обоснованном перерасходе.
Правила составления авансового отчёта
Сейчас какого-то строго бланка, который используется для оформления авансового отчёта, не существует. Так что его можно установить самостоятельно, опираясь на список данных, которые обязательно должны быть включены:
- Информация о юридическом лице.
- Сколько выдано средств и кто их получил.
- Цели, на которые будут потрачены деньги.
- Позже заносятся и расходы с приложениями. Обязательны подписи бухгалтера и работника, а вот в печатях необходимости нет.
Но обычно никто не занимается составлением бланка, а просто берёт унифицированную форму, установленную ранее, так как она составлена удобно и включает в себя всё, что нужно. Это бланк авансового отчёта АО 1. И если с ним не всё однозначно, то даты оформления авансового отчёта строгие – это нужно сделать в течение трёх суток после произведённого расхода средств.
Заполнение документа
Легче всего понять процесс заполнения, имея перед глазами бланк, поэтому сначала рекомендуется скачать бесплатно бланк авансового отчёта в Word по этой ссылке и распечатать как образец. Также скачать чистую форму авансового отчёта можно в excel, если так будет удобнее.
Первая часть заполняется подотчётным лицом. Он вписывает:
- Название компании.
- Код ОКПО.
- Номер отчёта и дата оформления.
- Свой табельный номер, должность, в каком подразделении организации работает.
- Полное имя.
- Номер телефона.
- На какие нужды выдаётся аванс.
Слева в форме АО-1 нужно оставить место для руководителя – он впишет выданную суму прописью, поставит дату и подпись.
Далее в бланке – две таблицы. В левой сотрудником отмечается:
- Общая сумма выданных средств.
- Валюта.
- Остаток и перерасход, если есть.
Правая заполняется бухгалтером и в неё вносятся операции и счёта, а также субсчёта, по которым необходимо провести суммы. Под обеими таблицами указывается, сколько приложений, то есть документов в подтверждение расходов получено — квитанций, чеков, БСО и т. д.
На этой странице остаётся поставить подписи бухгалтера и главного бухгалтера, а также точно указать суммы перерасхода или оставшиеся средства для кассира. После того как он примет деньги или выдаст их, он тоже оставляет подпись.
Оборотная сторона полностью посвящена тем самым приложениям. Здесь описывается:
- Перечень реквизитов, дат выдачи, сумм и названий документов.
- Номера бухгалтерских субсчетов, по которым они пройдут.
Под этой таблицей также расписывается работник. Остаётся только заполнить отрезную часть, которая заверяется бухгалтером и отдаётся сотруднику. Несмотря на такой большой алгоритм, заполнить авансовый отчёт не так сложно. Главное, быть внимательным и последовательным, потому что он относится к первичным документам. Но он один из самых простых в их числе.
Загрузка...
